20 preguntas que todo Gerente de Proyecto debe hacer

Pueden haber otras de acuerdo a cada caso en particular, pero estas son las más básicas que debe tener en cuenta:

1. ¿Cuáles son los objetivos que pretende alcanzar el proyecto?
2. ¿Qué beneficios generarán estos objetivos si se logran?
3. ¿Cuáles serán las consecuencias para el negocio (financieras, reputación, etc.) si el proyecto no avanza o no logra los objetivos?
4. ¿Existen alternativas fáciles de implementar para este proyecto? A veces, hay otras soluciones disponibles que no requieren las implicaciones de costos de un proyecto completo.
5. ¿Existe alguna desventaja en la implementación de este proyecto? Los despidos de personal pueden ser obvios, pero puede haber algunos menos obvios.
6. ¿Quién es el principal interesado, con la responsabilidad final de impulsar el proyecto? Es importante que alguien de alto nivel se haga cargo de un proyecto; esa persona nunca debe ser el gerente o director del proyecto.
7. ¿Quién es responsable de garantizar que se asignen al proyecto los recursos adecuados (tiempo, personas y dinero)? Debe ser alguien con autoridad para asignar los recursos necesarios.
8. ¿Quién será responsable de decidir si el proyecto sigue adelante o no después en caso de de presentar dificultades? A menudo será un grupo de personas y a veces con objetivos en conflicto.
9. ¿Depende el nuevo proyecto de la ejecución satisfactoria de un proyecto actual? Si es así, se debe obtener un informe completo sobre el estado del proyecto que ya está en marcha antes de comprometerse con el nuevo proyecto.
10. ¿Cuáles son los criterios de éxito que indicarán que se han cumplido los objetivos y se han obtenido los beneficios?
11. ¿Se necesitarán nuevos equipos / productos para facilitar la ejecución del proyecto, por ejemplo, se necesita un nuevo software?
12. ¿Habrá cambios de personal necesarios (despidos o nuevas contrataciones)?
13. ¿Será necesario volver a capacitar al personal existente, por ejemplo, para aprender nuevos procesos de negocio?
14. ¿Qué personas, equipos o departamentos participarán en el proyecto?
15. ¿Quién será responsable de documentar en detalle los requisitos del negocio?
16. ¿Quién determinará los plazos intermedios y finales? Los proyectos en los que el departamento de marketing, por ejemplo, decide una fecha límite para un proyecto de TI tienen muchas menos posibilidades de éxito que cuando se realizan estimaciones informadas sobre los recursos necesarios.
17. ¿Cuánta contingencia habrá disponible en el presupuesto?
18. ¿Quién será responsable de tomar las decisiones para incluir o excluir los cambios solicitados una vez que el proyecto esté en marcha?
19. ¿Deberán probarse los entregables y, de ser así, quién lo hará?
20. ¿Quién proporcionará la aprobación final del entregable del proyecto?