Implementando Procesos de Medición en Proyectos

Por: John Valera, PMP^®

Uno de los rasgos que determinan la madurez de las organizaciones es que existan métricas, es decir, datos cuantitativos que sean usados para medir su mejoramiento y que conformen la base fundamental del proceso de toma de decisiones.

Es importante tener en cuenta que el desarrollo natural de las métricas y el proceso de medición tiene sus bases fundamentales en la práctica de la Gerencia de Proyectos al nivel de cada Proyecto, y que dicho proceso debe basarse en un método estándar para la planificación, recolección, almacenamiento y resguardo de los datos cuantificables del proyecto con el objetivo de:

1. Proveer un ambiente maduro en la Organización para la recolección de los datos cuantificables o métricas del proyecto.

2. Establecer un Plan para la recolección de las métricas.

3. Proveer las métricas para la generación de los Reportes de Progreso y Productividad del Proyecto.

4. Proveer a los Lideres del Proyecto los datos necesarios para la toma de decisiones.

5. Proveer los datos históricos de las métricas de otros proyectos para mejorar futuros estimados.

En tal sentido, el proceso de medición no debe ser visto como una meta aislada de cada proyecto en particular, ya que su efectividad está directamente relacionada al contexto Organizacional en el cual se desarrolla porque sus resultados pueden convertirse en una información muy valiosa para todos los niveles de la organización, por lo tanto, dicho proceso debería canalizarse como parte de una estrategia de calidad organizacional relacionada a identificar áreas potenciales de mejora y medir el impacto de los procesos de cambio dentro de la organización y sobre la percepción de la calidad de sus Clientes.

Factores Críticos de Éxito basado en Lecciones Aprendidas

Basado en la experiencia de varias organizaciones que han incursionado en la implementación de procesos de medición, a continuación se resumen los factores críticos de éxito del proceso que son coincidentes:

• Experiencia del Equipo del Proyecto: el entendimiento conceptual del proceso de medición es el primer paso para estimular al equipo a la recolección y el uso de las métricas, teniendo en cuenta que este conocimiento es clave en la determinación de la causa raíz de los problemas.

• Soporte Gerencial: Un soporte visible y activo de la alta gerencia es crucial para el proceso. Sin el soporte adecuado los proyectos no desviaran los recursos para capturar las métricas requeridas.

• Recolección de los Datos: Convencer al equipo del proyecto para suministrar los datos en forma oportuna es una tarea difícil. El análisis de los datos debe proveer inmediatamente un beneficio directo a los proyectos que recolectan los datos. Es necesario tener una frecuente comunicación con los integrantes del equipo para estimularlos a continuar con la captura de los datos y su uso. Herramientas automatizadas y procedimientos racionalizados reducen este reto. Los grupos más exitosos en la captura de los datos han asignado a una persona con este rol dentro del proyecto.

• Entrenamiento sobre Calidad: Los integrantes del equipo del proyecto deben ser entrenados para entender la realidad de las variaciones y en el uso de las métricas como herramientas para evaluar el progreso hacia sus metas.

• Análisis de las Habilidades: Los especialistas en métricas deben poseer un fuerte conocimiento en Matemáticas y Estadística. Adicionalmente, puede requerirse entrenamiento sobre principios de Control Estadístico de Proceso y Probabilidad. Para mayor beneficio un Especialista en Métricas debe trabajar con el equipo del proyecto dándoles entrenamiento formal e informal.

• Inmediato beneficio: Recursos valiosos no serán invertidos en el esfuerzo de las métricas a menos que el valor recibido sobrepase los costos. Además, es importante proveer rápidamente información valiosa a la Planificación de los Proyectos, procesos de estimación o mejoras en la calidad. Esto
amerita que el equipo del proyecto consiga tempranamente el valor de los datos limitados disponibles al inicio del proceso de medición.

• Flexibilidad en el Proceso: La recolección de los datos y el análisis es modificados según el aprendizaje y es ajustado de acuerdo a los requerimientos locales. Los proyectos deben ser capaces de capturar métricas de factores críticos y particulares de cada proyecto, además de las métricas básicas que todos los proyectos deben capturar como estándar de la organización.

• Arranque Conservador: El alcance debe estar orientado a objetivos de corto plazo, limitado por la selección de las métricas a ser capturadas, por el número de proyectos que implantaran el proceso de medición en forma concurrente y estimulando a un grupo seleccionado de equipos de proyectos para participar totalmente en este proceso. Este alcance limitado tiene como beneficio la reducción del entrenamiento inicial y la posibilidad de que el equipo del proyecto gane experiencia progresiva y satisfactoria en las métricas.

En conclusión…

Un proceso efectivo de medición a nivel de proyectos conforma la clave para obtener la excelencia en Gerencia de Proyectos y el camino seguro para incrementar el nivel de madurez tanto en la disciplina de Proyectos, en sus procesos y en la misma Organización.

Es importante tener en cuenta que el Proceso de Medición se fundamenta en el entendimiento de lo que se desea medir, lo cual debe responder aquellas preguntas que determinan si las metas son alcanzadas.

El proceso de medición puede evitar el fracaso de un proyecto siempre y cuando exista una función de monitoreo constante y un proceso oportuno de toma de decisiones; en estricto sentido, cabe mencionar el siguiente ejemplo que de manera análoga se visualiza en la realidad: “un avión después que despega nunca está en curso, se sabe cuándo y de donde sale y donde se quiere llegar, pero durante el vuelo se mantiene haciendo constantes correcciones, nunca mantiene un rumbo fijo. El monitoreo constante de lo recorrido contra lo planificado le permite llegar a su destino con un mínimo de desviaciones y a la hora prevista”.

Existe mucha información de métricas en bibliografías, Internet y muchos expertos en la materia que ofrecen sus servicios para ayudar a otras organizaciones en Procesos de Medición, sin embargo, lo importante es que el equipo del proyecto entienda el uso y el objetivo que las métricas persiguen para su propio beneficio y el de la organización, enmarcadas dentro de una cultura de calidad que debe ser entendida y compartida por todos.