¿La administración de proyectos, algo que sólo sirve para actividades que se asocian a la ingeniería?

Por Francisco Fermín, PMP®

“El propósito de la gerencia de proyectos es el de actuar como agente de cambio, entregando cambios al status quo en forma controlada y administrada”. Traducción lbre de David Hillson. “Effective Opportunity Management for Projects”

A lo largo de los años que hemos estado involucrados en promover la aplicación de la administración de proyectos, con frecuencia aparece esta pregunta. Muchas veces ha sido materia de discusión en charlas, conferencias y sobre todo en los cursos de formación profesional.

Una clave para responder esta pregunta se vislumbra al revisar la composición del público que se acerca a nuestras oficinas buscando estructura y formación en administración de proyectos. De acuerdo a nuestras observaciones a lo largo de más de doce años formando profesionales en esta disciplina, la demanda de conocimiento en el área de proyectos, ha venido moviéndose cada vez más de los “Proyectos de Construcción” a los proyectos asociados a la “Tecnología de la Información”, y más recientemente, hacia áreas de conocimiento que no han sido usuarias tradicionales de elementos asociados a la gestión de proyectos, algunas más cercanas “al negocio” y otras que, podríamos decir, han sido tradicionalmente más orientadas a la ejecución de trabajo operativo que a la planificación y control de actividades, de hecho, en nuestra lista de egresados podemos encontrar profesionales provenientes de áreas tradicionalmente poco orientadas a esta gestión como Derecho y Sociología,  certificados como PMP®, profesionales en gerencia de proyectos acreditados por el Project Management Institute (PMI®), y que están aplicando en su trabajo diario, conceptos, técnicas y herramientas de administración de proyectos.

En esencia, la Administración de Proyectos provee un conjunto de conceptos, técnicas y herramientas adecuados para la gestión de la incertidumbre que acompaña al proceso de “elaboración progresiva” que caracteriza a los proyectos.

En primer lugar, y a diferencia de la administración de trabajo operativo que planifica, ejecuta y controla, la Administración de Proyectos adiciona grupos de procesos para Iniciar y Cerrar los trabajos, fundamentales por el carácter temporal del propio proyecto

En segundo lugar, provee conceptos, técnicas y herramientas para la definición de los “trabajos que hay que hacer” (objetivo del proyecto y alcance de los trabajos) y con esta información nos acompaña en la definición de un plan de gerencia del proyecto (“cómo lo pensamos hacer”), y a partir de estos obtener y gestionar a lo largo de la vida del proyecto las estimaciones de recursos (cronograma, horas-persona y costos totales), utilizando para ello elementos adecuados al manejo de proyectos que difieren, en mayor o menor grado, de los utilizados para la realización del trabajo operativo.

Y en tercer lugar, la administración de proyectos entiende a cabalidad la importancia del recurso humano como último ejecutor de las actividades, así como el impacto que los proyectos tienen en la Organización y para ello desarrolla y aplica estrategias de gestión de los recursos humanos y el manejo del cambio, integradas a sus grupos de procesos.

En resumen, cualquier persona u organización que requiera manejar procesos con inicio y fin definido, de forma ordenada, estructurada y con respuestas rápidas y confiables, puede obtener enormes beneficios de la aplicación de la Administración de Proyectos. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre un proyecto de construcción y un proyecto de recursos humanos o mercadeo, por ejemplo? Pues bien, aunque puede haber muchas, desde la perspectiva de la aplicación de conceptos, técnicas y herramientas de administración de proyectos, la mayor diferencia está en “la métrica”, es decir la forma como se mide el progreso de la elaboración del bien o resultado del proyecto. A título de anécdota, cierta vez en un curso de Administración de Proyectos, se me acercó un estudiante Oficial de grado de las Fuerzas Armadas y preguntó, profesor me encomendaron un proyecto para incrementar la autoestima de las Fuerzas Armadas, ¿usted nos puede dar luces?, a lo que respondimos, si sabes cómo se mide la autoestima y cuáles son los elementos que hay que manejar para generar cambios en esta, se puede fijar una línea base con la situación actual, planear una línea de situación deseada y con ello, dependiendo de en cuanto tiempo quieres llegar allá y de cuantos recursos tengas, trazar un plan de proyecto.